L'evento è una delle forme più antiche di comunicazione pubblica, ma ancora oggi ha la funzione di proiezione simbolica, di metafora dell'azienda e della sua immagine. Compito principale di un evento è quello di interpretare e aumentare l'efficacia dei piani di comunicazione di un'azienda, di un personaggio, o di una struttura istituzionale o politica, con lo scopo di far passare i propri messaggi, affinché possano poi essere ripresi dai mezzi di comunicazione di massa. Organizzare un evento è un'attività articolata e complessa, mai scontata: prevede uno sforzo strategico di concezione rilevante, da pianificare con attenzione e tempistiche adeguate.
According Integrated Communications Consultancy trasforma riti di comunicazione abbastanza scontati e ripetitivi, in momenti di divertimento e di informazione, facilitando il passaggio dei concetti, integrandoli con immagini, filmati, musiche evocative, tenendo presente i contenuti rilevanti da trasferire all'esterno senza far prevalere l'evento sul messaggio.
- analizzare il contesto e la situazione per avere informazioni sul contesto sociale, sul momento storico e sull'eventuale esistenza di altri eventi in contemporaneav
- individuare il pubblico, considerando tutti i soggetti sociali influenti, compresa la stampa, che direttamente o indirettamente possono incidere sul successo dell'evento
- definire gli obiettivi. L'obiettivo finale dell'evento sarà il riferimento costante di ogni singola azione e verrà valutato anche in relazione con gli altri progetti dell'azienda e con i tempi di programmazione
- definire i contenuti e la forma dell'evento attraverso un processo creativo che parte del brain storming all'interno del team di progetto
- stabilire le risorse di cui disporre per il progetto in termini di personale, budget, attrezzature, spazi operativi, assistenza tecnica, servizi, produzione di materiale
- programmazione delle attività operative. Dalla scelta del luogo e del periodo, all'assegnazione dei compiti
- formulazione delle strategie di comunicazione
- verifica dei risultati
- definizione dell'immagine del progetto, coerente con l'identità dell'istituzione
- definizione del budget per la comunicazione
- organizzazione della struttura operativa e scelta delle risorse umane
- definizione delle misure di sicurezza durante l'evento
- definizione dei contatti con i mediav
- scelta dei materiali editoriali, pubblicazioni, oggetti promozionali
- pianificazione dei tempi, mezzi e canali di comunicazione
- definizione dei sistemi di controllo e monitoraggio della comunicazione



